Huishoudelijk Reglement Personeelsvereniging Universitair Medisch Centrum Groningen
Lidmaatschap
Artikel 1
Het bestuur stelt na de aanmelding als lid van de personeelsvereniging een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement op verzoek beschikbaar, alsmede informatie over activiteiten van de vereniging en van de subverenigingen.
Artikel 2
Het lidmaatschap van de personeelsvereniging geeft recht op het deelnemen aan alle activiteiten van de vereniging en het gebruik maken van alle faciliteiten en serviceverlening door de vereniging.
Artikel 3
Voor bijeenkomsten, waarbij van tevoren niet anders is vermeld, mogen de leden één introducé tegen ledenprijs meenemen; meerdere introducees kunnen mee tegen niet-ledenprijs.
Artikel 4
De contributie wordt op voorstel van het algemeen bestuur vastgesteld door de algemene ledenvergadering en is verschuldigd over een heel verenigingsjaar. De contributie wordt voor zover mogelijk maandelijks op het salaris ingehouden. De overige leden betalen eenmalig per jaar.
Artikel 5
Indien een lid in gebreke blijft aan zijn financiële verplichtingen te voldoen, kan de penningmeester hem aan het bestuur vooropzegging van het lidmaatschap voordragen. De opzegging houdt niet in dat hiermee de schuld aan de vereniging komt te vervallen.
Artikel 6
Leden, die in strijd met de statuten of het huishoudelijk reglement handelen of zich op ernstige wijze misdragen, kunnen door het bestuur voor een bepaalde tijd de deelname aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten of gebruikmaking van de service worden ontzegd.
Bestuur
Artikel 7
De secretaris van de vereniging voert de correspondentie voor de vereniging in het algemeen. Hij/zij is verantwoordelijke voor het doen bijhouden der ledenregisters en het bijhouden der notulen van de vergaderingen van het bestuur en van de algemene ledenvergaderingen; verder verricht hij alle werkzaamheden van administratieve aard, die hem door het bestuur worden opgedragen.
Artikel 8
De penningmeester van de vereniging beheert de gelden der vereniging en is verplicht hiervan boek te houden. Voor bijzondere uitgaven moet hij door het bestuur worden gemachtigd.
Artikel 9
De overige bestuursleden verrichten de werkzaamheden die hen door het bestuur worden opgedragen.
Artikel 10
De controle op het beheer van de penningmeester van de vereniging geschiedt tenminste eens per jaar door de afdeling financiële administratie van het UMCG zoals bedoeld in artikel 8d van de statuten, tenzij de algemene ledenvergadering besluit om de controle van de jaarrekening conform art 15.4. op te dragen aan een registeraccountant. De afdeling financiële administratie wijst jaarlijks twee medewerkers aan, waarbij slechts één der leden terstond herkiesbaar is; geen der leden mag langer dan twee jaar in functie zijn. De financiële administratie heeft te allen tijde het recht de boeken en bescheiden betrekking hebbende op het financieel beheer der vereniging in te zien en de kasmiddelen te controleren evenals die der subverenigingen.
Artikel 11
Bestuursleden dienen een dienstverband te hebben met het Universitair Medisch Centrum Groningen. Kandidaten voor het bestuur kunnen, behalve door het bestuur, ook door de leden worden voorgesteld.
Artikel 12
Het periodieke aftreden van de leden van het bestuur is als volgt geregeld:
Even jaren:
- 1e voorzitter
- 2e secretaris
- 1e penningmeester
- lid
Oneven jaren:
- 2e voorzitter
- 1e secretaris
- 2e penningmeester 1
- lid
Zij zijn terstond herkiesbaar waarbij de totale duur van de bestuurstermijn niet langer kan zijn dan acht jaar.
Vergaderingen
Artikel 13
In een bestuursvergadering kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen als de meerderheid der bestuursleden aanwezig is.
Artikel 14
In de algemene ledenvergadering kunnen te allen tijde rechtsgeldige besluiten worden genomen.
Artikel 15
Voorstellen voor een algemene ledenvergadering moeten tenminste acht dagen vóór de vergadering bij de secretaris worden ingediend, tenzij bij de aankondiging anders is bepaald. Deze voorstellen kunnen door elk van de leden worden ingediend, mits ondertekend door tenminste twintig leden.
Artikel 16
Teneinde contacten met de subverenigingen te onderhouden worden, wijst het bestuur uit haar midden hiertoe een bestuurslid aan. Voorts wordt tenminste eens per jaar, een vergadering belegd met de bestuursleden van de subverenigingen.
Artikel 17
De leden van het bestuur hebben toegang tot alle vergaderingen, bijeenkomsten en andere activiteiten van de subverenigingen.
Subverenigingen
Artikel 18
Onder subvereniging dient te worden verstaan een groep van leden die zich bezighoudt met de organisatie en het bedrijven van specifieke activiteiten die regelmatig plaatsvinden. De subvereniging ressorteert onder de personeelsvereniging.
Artikel 19
Alleen leden van de personeelsvereniging en hun huisgenoten kunnen lid worden van de subverenigingen (huisgenoten staan geregistreerd op hetzelfde adres als het PV-lid). De huisgenoten betalen gedurende hun lidmaatschap:
- De contributie van de subvereniging, vermeerderd met het bedrag dat de leden van de subvereniging extra (naast de contributie) betalen voor een activiteit.
- De jaarcontributie van de personeelsvereniging.
Leden van de personeelsvereniging mogen een gastlid introduceren bij een subvereniging. Het aantal gastleden van een subvereniging kan echter nooit hoger zijn dan 10% van het aantal gewone leden van de subvereniging. In alle overige gevallen dient toestemming te worden gevraagd aan het bestuur van de personeelsvereniging. Een gastlid betaalt gedurende het gastlidmaatschap een financiële bijdrage die als volgt is samengesteld:
- De contributie van de subvereniging, vermeerderd met het bedrag dat de leden van de subvereniging extra (naast de contributie) betalen voor een activiteit.
- De jaarcontributie van de personeelsvereniging.
Artikel 20
De secretaris van een subvereniging voert de correspondentie voor de subvereniging. Hij/zij is belast met het bijhouden van de ledenlijst van de subvereniging en van een lijst van deelnemers aan bepaalde activiteiten. Hij is gehouden aan de secretaris van het bestuur een opgave te verstrekken van de mutaties in genoemde lijsten. Bovendien is hij belast met het bijhouden der notulen van de vergaderingen van de subvereniging.
Artikel 21
De penningmeester van de subvereniging int de contributie die voor de subvereniging door het bestuur is vastgesteld, alsmede de in artikel 19 omschreven bijdrage(n) van deelnemers die geen lid zijn. Het doen van uitgaven is de penningmeester toegestaan volgens de door het bestuur goedgekeurde begroting van de desbetreffende subvereniging. Voor bijzondere uitgaven moet hij door het bestuur gemachtigd worden.
Artikel 22
Het bestuur van een subvereniging heeft de bevoegdheid nadere regels vast te stellen met betrekking tot de door deze sub-vereniging te ontwikkelen activiteiten. Deze regels mogen niet strijdig zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement van de personeelsvereniging; zij moeten schriftelijk worden vastgelegd en zowel aan het bestuur van de personeelsvereniging als aan de leden van de subvereniging worden bekendgemaakt.
Artikel 23
Door het bestuur van elke subvereniging wordt jaarlijks tenminste één vergadering belegd met de leden die bij die subvereniging zijn aangesloten. In deze vergadering worden de bestuursleden van de subvereniging gekozen en wordt tevens het activiteitenprogramma voor het komende verenigingsjaar vastgesteld.
Artikel 24
Jaarlijks, op een door het bestuur van de personeelsvereniging vastgestelde datum, dient het bestuur van iedere subvereniging bij het bestuur van de personeelsvereniging de volgende stukken in:
Bij de secretaris :
- jaarverslag
- ledenlijst
- bestuurssamenstelling
Bij de penningmeester:
- financieel jaaroverzicht
- verklaring kascommissie subvereniging
- materiaal overzicht
- begroting
Slotartikelen
Artikel 25
De richtlijnen voor het toekennen van subsidie door de personeelsvereniging aan de subverenigingen zijn in een afzonderlijk reglement omschreven.
Artikel 26
Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen worden aangebracht door de algemene ledenvergadering, op voorstel van het bestuur óf van tenminste twintig leden, mits dit voorstel tenminste dertig dagen vóór een ledenvergadering schriftelijk bij het bestuur is ingediend.
Artikel 27
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.